در بخش اول و دوم این سری مقالات، دلایل استفاده از رایانه در داروخانه های ایران و لزوم بسترسازیهای اولیه برای کاربردی این ابزار را گوشزد کردیم. از استانداردسازی عملیات در داروخانه و عزم جدی مدیریت برای اجرای این پروژه بعنوان دو پیشفرض لازم یاد نمودیم . در این بخش از تدوین فرآیند اتوماسیون داروخانه بعنوان یک پروژه صحبت خواهیم کرد.

تدوین فرآیند اتوماسیون داروخانه بعنوان یک پروژه
اتوماسیون داروخانه فرآیندی طولانی و چند مرحله ای است. برای اجرای این فرآیند ، آن را باید بصورت یک پروژه تعریف و مراحل مختلف آن را در قالب فازهای گوناگون زمان بندی کرده و برنامه کاری تدوین شده ای، تهیه نمود. مانند هر پروژه ای، برای اجرای اتوماسیون مهمترین شرط موفقیت در اجرای این پروژه، باور مدیریت داروخانه در لزوم اجرا و پایبندی به برنامه تدوین شده و رعایت زمان بندی طراحی شده است. اجرای این پروژه کاری سهل و ساده نیست. اجرای این طرح همزمان با کار روزمره داروخانه است. از جانب دیگر ایجاد اختلال و کندی در کار داروخانه به هیچ عنوان قابل قبول نمی باشد، لذا طراحی پروژه باید بگونه ای باشدکه فرآیند اتوماسیون بسیار آرام و بدون ایجاد بحران در داروخانه عملیاتی شود.
در فرآیند اتوماسیون داروخانه باید سعی کرد که ساختاری در داروخانه طراحی و اجرا شود که پرسنل داروخانه امکان اشتباه کردن را  نداشته باشند. وجود چرخه های کنترلی و بررسیهای دو یا چندگانه شرایطی را مهیا میسازد که در صورت وقوع اشتباه توسط پرسنل ، این اشتباه بصورت خودکار شناسائی ، برجسته و تصحیح شود.

در اینجا باید به نکته مهمی اشاره شود. روند نسخه پیچی در داروخانه یک پروسه سریال است. ابتدا نسخه پذیرش و سپس  قیمت گذاری میشود. آنگاه اقلام  نسخه جمع آوری و دستور مصرف نوشته شده و بعد از آن توسط دکتر داروساز کنترل و بیمار جهت پرداخت وجه به صندوق فرستاده میشود. ممکن است در داروخانه های مختلف و بر حسب شرایط، ترتیب این مراحل تغییر یابد. در یک پروسه سریال، سرعت کل فرآیند تابعی از سرعت کندترین مرحله آن است. در نسخه پیچی داروخانه ، کنترل نسخه توسط دکتر داروساز مرحله کند نسخه پیچی  به حساب می آید. بطور متوسط حدود ۴۵ تا ۶۰ ثانیه زمان برای کنترل یک نسخه مورد نیاز است. زمان مورد نیاز برای ثبت کامل یک نسخه در کامپیوتر کمتر از ۳۰ ثانیه است، لذا استفاده از کامپیوتر، در نسخه پیچی باعث تغییر در سرعت کار داروخانه نخواهد شد.

در آغاز کار با رایانه، یک کاربر باید ابتدا مفاهیم اولیه را آموزش دیده و سپس با صفحه کلید آشنا شود. در ابتدای کار با کامپیوتر کاربر برای یافتن کلید هر حرف زمان زیادی را صرف میکند، اما خیلی سریع محل حروف روی صفحه کلید، در ذهن جا خواهد افتاد. مشکل بعد یاد گرفتن حروف درست نام داروها است. بسیار از پرسنل داروخانه هجی نمودن نام داروها را بطرز درست بلد نیستند. نکته آخر نیز یاد گرفتن استفاده از نرم‌افزار و آشنائی با توانائیهای آن است. مدتی طول میکشد تا پرسنل اصطلاحا با قلق برنامه آشنا شده و بتوانند امکانات آن را بگونه‌ای مرتب سازند که سرعت عمل بالائی را بدست آورند. در دوره آموزش، مشکلات فوق به سرعت رفع خواهند شد. تجربه نشان داده که بعد از آموزش دوتا سه نفر ، فرآیند آموزش بصورتی خودکار، و بشکل جریانی داخلی، در خواهد آمد، و پرسنل یکدیگر را آموزش خواهند داد.

طرح کلی پروژه بصورت زیر است.
۱-ابتدا نسخی که قبلا بصورت دستی قیمت خورده اند، توسط پرسنلی که تحت آموزش هستند، در سیستم وارد میشود. با اینکار ۳ هدف همزمان پیگیری میشود.
الف ) آموزش پرسنل
ب ) تصحیح اطلاعات مربوط به قیمت و مشخصات داروها و تکمیل و بهنگام سازی بانک اطلاعاتی داروها
ج ) تنظیم لیست بیمه برای سازمانهای بیمه
پس از آنکه پرسنل اصلی داروخانه هر یک حداقل ۴۰۰ نسخه را ثبت کردند آماده ورود به مرحله بعد خواهیم بود.
۲-در این مرحله کامپیوتر و چاپگر را در محل مناسبی قرار میدهیم. هدف این مرحله قیمت گذاری همزمان نسخ توسط کامپیوتر در حین نسخه پیچی است. ممکن است در ابتدا سرعت پرسنل مناسب نباشد. در این حالت فردی که باید نسخ را با کامپیوتر قیمت بزند، کار خود را با سرعت کم و پیوسته ادامه میدهد. اگر بعلت سرعت پائین این فرد با ازدحام نسخ مواجه شدیم، بدون آنکه فرد را از پشت کامپیوتر برداریم ، یک قیمت زن دیگر بصورت کمکی، به یاری وی خواهد آمد . در این حالت در روز اول ۱۰% نسخ با کامپیوتر و ۹۰% بصورت دستی قیمت خواهند خورد. در روز دوم این نسبت بصورت ۱۵% و۸۵% در خواهد آمدو این روند ادامه خواهد داشت. با افزایش سرعت پرسنل نسبت  نسخی که با کامپیوتر قیمت زده میشوند به نسخ دستی بسرعت افزایش یافته تا پس از یک ماه عملا تمام نسخ در حضور بیمار توسط پرسنل، در سیستم ثبت شده و کامپیوتر تبدیل به یک ابزار عملیاتی در داروخانه خواهد شد.

۳-در این مرحله در صندوق کامپیوتری نصب خواهد شد. در این زمان فروش داروخانه به دو قسمت قابل بخش است.
الف) نسخی که در کامپیوتر ثبت میشوند و دریافت مبلغ قابل پرداخت آنها توسط صندوقدار در سیستم تائید میشود.
ب) فروشی که اقلام آن در کامپیوتر ثبت نمیشود. این بخش از فروش توسط کانالهای صندوق، در صندوق ثبت میشود.
در پایان این مرحله نقد صندوق و گزارشات مربوطه قابل استخراج خواهد بود . نسبت فروش مکانیزه از کل فروش نیز قابل تعیین است.

۴-در این مرحله کلیه فاکتورهائی که داروخانه دریافت میدارد، باید در سیستم ثبت شوند. باید کل کالاهای وارد شده به داروخانه در کامپیوتر ثبت شود. در حین اینکار اهداف زیر بصورت همزمان برآورده خواهد شد.
الف) واقعی شدن قیمت خرید و فروش کالا و بطبع آن واقعی شدن گزارش سود حاصل از فروش کالا
ب) کامل شدن بانک اطلاعاتی کالاها خصوصا در قسمت آرایشی و بهداشتی
ج) آگاهی دقیق از عملیات مالی انجام شده با شرکتهای توزیع کننده و فروشندگان کالا
د) اطلاع دقیق از میزان خرید کالاها
در پایان این مرحله ثبت فاکتورها بصورت یک روند عملیاتی درآمده و برای هیچ فاکتوری بدون ثبت در کامپیوتر چک صادر نخواهد شد.

۵-در این مرحله در بخش آرایشی و بهداشتی کامپیوتری نصب شده، و فروش آرایشی و بهداشتی از طریق آن انجام خواهد شد. معمولا در این بخش از بارکد خوان استفاده میشود. در زمان اجرای این مرحله آن بخش از نقد صندوق که توسط کانالهای صندوق دریافت میشود کاهش خواهد یافت.

۶-در این مرحله راهکارهای عملیاتی برای ثبت فروش OTC و هرنوع عملیاتی که در داروخانه انجام میشود در کامپیوتر، طراحی و اجرا خواهد شد. در پایان این مرحله ۱۰۰% کالاهای وارد شده به داروخانه و ۱۰۰% کالاهای خارج شده از داروخانه و ۱۰۰% وجه نقد دریافت شده توسط صندوقدار در سیستم بصورت یک رویه عملیاتی ثبت میشود و پرسنل داروخانه امکان عدم ثبت فروش را نخواهند داشت.در این مرحله گزارشات مالی و جنسی فروش کالا و گردش آن، واقعی خواهد بود.

۷-در این مرحله فرآیند قفسه گردانی انجام خواهد شد. انجام قفسه گردانی بتدریج، و طی ۲ ماه و با دقت فراوان انجام خواهد شد. در انتهای این مرحله موجودی واقعی کالا با موجودی کامپیوتر برابر خواهد شد و گزارش ارزش ریالی قفسه واقعی خواهد بود.

۸-مرحله آخر - در این مرحله بر اساس آگاهی از موجودی کالا و پردازشهای اطلاعاتی از داده ها ، محاسبه مصرف و پیشبینی نیاز انجام میشود. در این مرحله با آگاهی کامل و اطلاعات دقیق و قابل پردازش میتوان اقدام به مدیریت سرمایه نمود. در ضمن در این مرحله باید بصورت ادواری موجودی کالاها بصورت اتفاقی کنترل شود.

معمولا همزمان با این مراحل اطلاعات در درون بخش حسابداری نرم افزار نیز درج میشود تا آگاهی کاملی از عملیات مالی در دسترس باشد.

برنامه زمانبندی را میتوان مشابه دیاگرام پائین در نظر گرفت.

                                                                                                <------  آموزش اولیه --------->
                                  < -------------------------- ثبت نسخ بصورت همزمان --------------------->  
                                  < -------------------------------- صندوق ----------------------------->  
                                  < ----------------- ثبت فاکتورها --------------->   
                                  < --------------- بهداشتی و آرایشی ----------->  
                                  < -------------------- ثبت OTC ------------------>  
            < قفسه گردانی>   
<مدیریت>   

بدیهی است برای هر داروخانه باید بر اساس نیازها و شرایط خاص آن پروژه را تعریف و زمان بندی نمود.
در زمان اجرای فازهای مختلف پروژه، بتدریج شرایط عملیاتی و مالی داروخانه شفافیت پیدا خواهد کرد.

در پایان لازم به ذکر است که در روند اجرای این پروژه، مدیریت داروخانه نباید خود را بصورت مستقیم درگیر کار با کامپیوتر نموده و نقش یک اپراتور را ایفا نماید. مدیریت باید با اصول کلی کار نرم افزار و توانائیهای مدیریتی و اطلاعاتی آن آشنا شده و بتواند، گزارشات مورد نظر خود را براحتی از سیستم استخراج کند.

در مقالات بعدی به مشخصات یک نرم افزار خوب و کاربردی خواهیم پرداخت.