در بخش اول این سری مقالات، تاریخچه استفاده از رایانه در داروخانه های ایران و رویه های متفاوتی که داروسازان داروخانه دار در برخورد با بکارگیری کامپیوتر در داروخانه های خود داشته اند را، مرور نمودیم. همچنین دلیل اقتصادی بکارگیری این ابزار مفید در داروخانه توضیح داده شد و مشخص گردید که استفاده از کامپیوتر در داروخانه در ایران، تبدیل به یک الزام عملیاتی و مالی شده است.
در آن مقاله داروخانه ها به ۳ دسته تقسیم شدند. دسته اول و دوم از رایانه بصورت عملیاتی استفاده نمی کنند و دسته سوم شامل داروخانه هائی هستند که از کامپیوتر بصورت عملیاتی،  (در فاز اول برای قیمت گذاری نسخ و در فاز دوم برای کمک به مدیریت داروخانه) استفاده میکنند. در ادامه در مورد مقدمات ، بسترها و پیشنیازهای لازم برای کاربرد موفق آمیز رایانه در دسته سوم داروخانه ها صحبت خواهیم کرد.

•    عزم مدیریت - مهمترین پیشنیاز . . . . . .
برای استفاده درست و کامل از کامپیوتر در داروخانه پیشنیازها و بسترهائی مورد نیاز است، و تا زمانی که این مقدمات فراهم نشوند، رایانه در داروخانه بکار گرفته نخواهد شد. مهمترین پیشنیاز برای تجهیز داروخانه به کامپیوتری، عزم جدی مدیر داروخانه برای استفاده از این ابزار است. رایانه ای نمودن داروخانه فرآیندی ساده ، بی دردسر و سریع نیست . اجرای این پروژه در داروخانه نیاز به صرف انرژی مدیریتی زیادی داشته و ممارست فراوان میطلبد. مدیر داروخانه پیش از بکار گیری رایانه (یا همزمان با راه اندازی سیستم کامپیوتری خود) باید بستر سازیهای لازم را محل کار ایجاد نماید. ایجاد نظم و ترتیب در داروخانه و استاندارد سازی عملیات مهمترین و سخت ترین بخش این بسترسازی بشمار می آید.

•    استاندارد سازی - مفاهیمی وسیع و گسترده . . . . . . .
در هر موسسه یا سازمانی، گردشهای عملیاتی متفاوت وجود دارد. مثلا در داروخانه، برای قیمت گذاری هر نسخه، در چند مرحله، عملیاتی روی یک نسخه انجام می پذیرد. در جدول ۲ مراحل گردش عملیاتی روی یک نسخه آمده است.
جدول ۲ - گردش عملیاتی یک نسخه
۱    پذیرش نسخه
•    بررسی معتبر بودن نسخه
•    بررسی موجود بودن داروهای ثبت شده در نسخه در درون قفسه داروخانه
۲    قیمت گذاری نسخه
•    تعیین قیمت نسخه
•    تعیین استثنائات پرداخت بیمه و محاسبه اختلاف قیمت
•    اضافه نمودن کالاهای همراه (مانند آب مقطر و سرنگ)
•    نوشتن بهای داروها روی نسخه
•    تعیین مبلغ قابل پرداخت توسط بیمار
۳    پیچیده شدن نسخه
•    گذاشته شدن داروها در سبد نسخه
•    شمارش داروها
•    تهیه ، ساخت و آماده سازی داروهای ساختنی
۴    کنترل نسخه توسط دکتر داروساز
•    بررسی صحت نسخه پیچی و کامل و درست بودن داروهای موجود در سبد دارو و انطباق اقلام موجود در سبد با نسخه
•    کنترل معتبر بودن نسخه و کنترل صحت قیمت گذاری
•    کنترل علمی نسخه و بررسی تداخلات داروئی و محدودیت مصرف دارو برای بیمار
•    نوشتن روش مصرف دارو روی بسته داروها
•    ارائه اطلاعات لازم به بیمار بصورت شفاهی یا کتبی
•    مهر و امضا نمودن نسخه
•    تحویل فیش مبلغ قابل پرداخت به بیمار
۵    دریافت بهای کالا توسط صندوقدار
•    دریافت بهای کالا از بیمار
•    ثبت مهر دریافت شد بر فیش بیمار
۶    تحویل دارو به بیمار
•    دریافت و کنترل فیش پرداختی بیمار
•    تحویل دارو به بیمار

همانطور که در جدول ۲ مشاهده می کنید، مراحلی متفاوت در عملیات نسخه پیچی وجود دارد و در هر مرحله ممکن است ، چندین کار یا پروسه روی نسخه انجام شود. هر فرآیندی که در داروخانه انجام میشود،(مانند تحویل گرفتن اجناس از شرکتهای توزیع کننده و یا ساخت داروهای ساختنی و . . . . .) را میتوان در قالب جدولی مانند جدول شماره ۲ طبقه بندی ، تدوین و اصطلاحا مستندسازی نمود.

هنگامی که عملیات اجرائی یک سازمان ( در بحث ما نسخه پیچی داروخانه) در قالب اینگونه جداول تدوین و مستندسازی میگردند، و در عمل بر اساس این جدول و مراحلی که در آن مشخص شده است ، عملیات اجرا شود، امکان وقوع اشتباهات انسانی به حداقل خواهد رسید. در این جداول مسئولیت و وظیفه هر فرد مشخص میگردد. به این عمل استاندارد سازی گفته میشود.
زمانی که استاندارد سازی در یک موسسه انجام میشود، وظیفه ، مسئولیت و روش کار هر فرد مشخص شده و به وی کتبا ابلاغ میگردد. در این حالت در صورتیکه اشتباهی نیز رخ دهد ، امکان شناسائی آن خطا و دلیل ایجاد آن وجود خواهد داشت.
شرکتهائی که دارای استاندارد ایزو ۹۰۰۱ یا ۹۰۰۲ هستند ، گردش عملیات خود را استاندارد سازی نموده اند.

وقتی فرآیندهای موجود در داروخانه تعریف و تدوین گردند و وظایف پرسنل مشخص شده و شرح وظایف آنان بصورت مکتوب به ایشان ابلاغ گردد، داروخانه منظم و مرتب خواهد شد. کلید موفقیت یک داروساز در مدیریت داروخانه خود ایجاد این نظم و ترتیب است که آن را اصطلاحا  ایجاد سازمان می نامیم.
زمانی که در داروخانه ایجاد سازمان ننموده اید، خود مدیر داروخانه در عمل نقش سازمان را ایفا خواهد کرد. تا زمانی که مدیر داروخانه در درون داروخانه حضوری فعال و دائمی دارد، به ازاء صرف انرژی و زمان زیاد از وی، چرخ داروخانه بصورت مرتب خواهد چرخید، اما اگر وی به هر علت در داروخانه حضور نداشته باشد، شیرازه امور داروخانه  بسرعت از هم میپاشد و همه چیز از روند معقول خود خارج شده و نابسامان میگردد. بدیهی است که یک داروساز برای زندگی کردن احتیاج به زمان دارد. عدم ایجاد سازمان  در داروخانه ها سبب شده است که داروسازان داروخانه دار یا باید در داروخانه های خود کارکنند، یا زندگی نماید.امروزه اکثر داروسازان داروخانه دار برده و اسیر داروخانه خود شده اند و کیفیت زندگی ایشان بشدت کاهش یافته است. بسیاری از داروسازان پس از چند سال از این وضعیت خسته شده و خود را از کار داروخانه کنار می کشند و داروخانه خود را عملا به فرد دیگری واگذار می نماید که متاسفانه شاهد ایجاد مشکلات بسیار شدید قانونی و مالی برای این قبیل همکاران بوده ایم. اگر یک داروساز داروخانه دار در داروخانه خود ایجاد سازمان  نماید ، هم میتواند مدیریت داروخانه خود را با صرف انرژی و زمان بسیار اندک در دست داشته باشد و هم زمان لازم برای زندگی کردن را بدست بیاورد.
با ایجاد سازمان در درون داروخانه ، نظمی ایجاد میشود که مهمترین بستر برای اتوماسیون و کامپیوتر نمودن داروخانه است. کامپیوتری کردن یک داروخانه نامرتب و نامنظم ، عملی غیر ممکن و ناشدنی است و استفاده از رایانه در اینگونه داروخانه ها  عملا موفقیت آمیز نخواهد بود.
یک نکته:  ایجاد سازمان کاری سخت و عجیب و غریب نیست .داروسازان زیاد هستند که در عمل در داروخانه  ایجاد سازمان  نموده اند. کافی است در داروخانه خود نظم و ترتیب ایجاد کنید، وظایف هر شخص را مشخص نمائید و گردشهای عملیاتی خود را تدوین کنید.



•    اتوماسیون
اگر در سازمانی استاندارد سازی انجام شود، عملیاتی اجرائی در آن سازمان مرتب شده و کارها بسامان خواهد گردید و بستری مناسب برای اجرای پروژه اتوماسیون فراهم خواهد شد. در پروژه اتوماسیون، اطلاعات مربوط به هر مرحله از فرایندهای اجرائی سازمان  ( در بحث ما داروخانه) در رایانه ثبت و ذخیره میگردد. در پروژه اتوماسیون کلیه اطلاعات مربوط به عملکرد داروخانه در رایانه ذخیره ، پردازش و تحلیل میگردد و حاصل این پردازش، گزارشات مدیریتی متنوعی است که به مدیر امکان استفاده بهینه از سرمایه خود برای رسیدن به بیشترین سود و همچنین یافت ضایعات مالی و کاهش هزینه ها را میدهد.
اتوماسیون داروخانه تنها شامل کامپیوتری نمودن فرآیند خرید و فروش دارو نیست. سایر امور مانند مسائل حسابداری، صدور چک ، هزینه های پرسنلی و حضور و غیاب پرسنل و . . . .  نیز  در دایره اتوماسیون گنجانده میشود.

•    چند توصیه دوستانه
۱- در صورتیکه تعداد پرسنل داروخانه شما از ۵ نفر بیشتر است ، حتما اقدام و خرید و نصب دستگاه های کنترل حضور و غیاب ( دستگاه ساعت) در داروخانه خود نمائید. همچنین توصیه میشود که نرم افزار های همراه این دستگاه ها را نیز تهیه کنید. این برنامه ها، حقوق هر یک از پرسنل شما را جداگانه و با دقت فراوان محاسبه نموده و مشکلات بسیاری را از پیش پای شما بر میدارند.
۲- حتما داروخانه خود را به سیستم دوربین مدار بسته مجهز کنید. نصب این سیستمها به شما در کنترل داروخانه خود کمک بسیار خواهد کرد. تجربه بکارگیری این دوربینها در داروخانه، کاملا مثبت بوده و سبب بهبود کنترل عملکرد پرسنل  گردیده است. بدیهی است که فرصت لازم برای بازبینی تمامی فیلمهای ثبت شده در داروخانه وجود ندارد. البته نیازی نیز به باز بینی تمام این فیلمها وجود نخواهد داشت. تنها ثبت این فیلمها و آنکه پرسنل داروخانه بدانند در هر لحظه زیر نظر دوربینها هستند ، سبب بهبود عملکرد آنها و جلوگیری از ضایعات خواهد شد.
۳- امروزه با وجود اینترنت پرسرعت ADSL امکان مشاهده تصاویر دوربین داروخانه در منزل نیز وجود دارد. اگر زمانهای زیادی در داروخانه حضور ندارید یا داروخانه شما شبانه روزی است، با استفاده از این امکانات از منزل خود میتوانید داروخانه را بررسی و کنترل کنید.

•    سایر پیشنیازها
پرسنل داروخانه کسانی هستند که عملا با رایانه کار خواهند کرد. پرسنل نقش بسیار مهم را در پیشبرد پروژه اتوماسیون، یا با شکست مواجه نمودن آن دارند. مدیر داروخانه با استفاده از اهرمهای مدیریتی خود باید پرسنلش را به استفاده از این وسیله ترغیب نماید. باید در نظر داشت که در یک داروخانه مکانیزه، پرسنل در زیر ذره بین کار نموده و کوچکترین اشتباهات ایشان شناسائی میشود، لذا طبیعی است که اجرای پروژه اتوماسیون چندان برای پرسنل داروخانه ها دلچسب و خوشایند نیست. ایجاد مقاومت پرسنلی در برابر اتوماسیون داروخانه بصورت آگاهانه و یا ناآگاهانه، اتفاقی عجیب و دور از ذهن نیست و مدیر داروخانه باید منتظر آن باشد و تدابیری را برای از بین بردن آن بیندیشد.
از سایر پیشنیازها میتوان سخت افزار مناسب ، شبکه و خطوط اینترنت پرسرعت ADSL را نام برد که در آینده در باره آن بیشتر صحبت خواهیم کرد.

•    فرآیندی تدریجی
روند تجهیز داروخانه به رایانه روندی تدریجی است. تجربه نشان داده است که برای اتوماسیون، نیازی به خرید یکباره سخت افزار فراوان و ایجاد تغییرات شدید و ناگهانی در درون داروخانه وجود ندارد. باید در نظر داشت که هر نوع تغییر ناگهانی و شدید در داروخانه می تواند سبب ایجاد بحران و اختلال در کار روزانه داروخانه شود. لذا پیشنهاد میشود که فرایند اتوماسیون و استاندارد سازی را بصورت آرام ولی پیوسته انجام دهید. برای آنکه اتوماسیون داروخانه مشمول مرور زمان نشده و در نیمه کاره رها نگردد، باید حتما با آن بصورت یک پروژه زمانبندی شده، برخورد نمود.
در مقلات بعدی به راهکارهای اجرائی برای عملیاتی نمودن کاربرد رایانه در داروخانه خواهیم پرداخت.