امروزه کامپیوترها شخصی در زندگی روزمره، جایگاهی ویژه ای کسب نموده اند و تقریبا فعالیتی را  نمی توان یافت که در آن، رایانه ها نقش  مهمی بر عهده نداشته باشند. از سال ۱۳۶۸ کامپیوترهای شخصی در ایران، در دسترس قرار گرفته اند و استفاده از آنها در داروخانه از سال ۱۳۷۰ آغاز شده است. در سال ۱۳۸۰ و با الزام سازمانهای بیمه گر به دریافت صورتحساب ادارات بیمه بصورت دیسکتی از داروخانه ، استفاده از رایانه در داروخانه گسترش فراوانی یافت.
بر آن شدیم تا در سلسله مقالاتی ، کاربرد کامپیوتر در داروخانه های ایران را بررسی و تحلیل نمائیم و راهکارهائی اجرائی برای استفاده درست و مقرون به صرفه از این ابزار بسیار توانا و مفید را ، در اختیار همکاران داروساز داروخانه دار قرار دهیم.
هدف این مقالات بررسی کاربردهای کامپیوتر در آمریکا ، اروپا و یا ژاپن نیست. بلکه هدف آن است که برای یک داروساز ایرانی که در یک شهرستان کوچک، یک داروخانه شخصی دارد، مشخص گردد که کامپیوتر چگونه میتواند زندگی شغلی او را بهبود ، هزینه های وی را کاهش و کیفیت زندگی روزمره وی را افزایش دهد.

مقدمه:
در یک جمله میتوان کامپیوتر را بعنوان ابزار پردازشگر اطلاعات تعریف نمود. رایانه وسیله ای است که داده ها را جمع آوری ، طبقه بندی و ذخیره سازی نموده و با پردازش آنها ، داده را تبدیل به اطلاعات مینماید. بعنوان مثال کامپیوتر در داروخانه ، داده های مربوط به نسخ را دریافت و ذخیره سازی نموده و در انتها با پردازش این داده ها ، اطلاعاتی مانند میزان مصرف داروها ، میزان درآمد داروخانه و نیازهای داروئی را محاسبه می نماید. در حقیقت با وارد نمودن داده هائی اندک (مانند متن نسخ ) ، اطلاعاتی بسیار زیاد (مانند آمار مصرف دارو و درآمد داروخانه) در اختیار مدیر داروخانه قرار داده میشود و وی با استفاده از این اطلاعات میتواند آگاهانه نسبت به خرید و فروش و یا مدیریت داروخانه خود اقدام نماید. بدیهی است، برای انجام هر کار و اتخاذ هر تصمیمی، نیاز به اطلاعاتی درست، بهنگام و قابل پردازش وجود دارد. کامپیوترها میتوانند این اطلاعات را برای مدیران داروخانه ها فراهم نمایند.
در هر موسسه ای، هرچه حجم داده ها بیشتر ، محاسبات اجرائی پیچیده تر و زمان در اختیار برای انجام این عملیات کمتر باشد، کامپیوتر جایگاه عملیاتی مهمتری در آن سازمان برعهده خواهد داشت.
با توجه به تعاریف بالا ، باید انتظار داشت که کامپیوتر در داروخانه های ایران جایگاهی بسیار اساسی و مهم بدست آورده باشد، اما در عمل چنین نیست و این ابزار مفید عملا بشکل درست و در جایگاه واقعی خود بکارگرفته نشده است و داروسازان شاغل در داروخانه از سرویس بسیار گسترده ای که این وسیله میتواند به ایشان ارائه دهد، محروم مانده اند. در این سلسله مقالات دلایل عدم بکارگیری رایانه در داروخانه های ایران را بررسی و راهکارهای رفع این مشکلات را در اختیار همکاران داروساز قرار خواهیم داد.

کامپیوتر - ابزاری توانمند است اگر.......
رایانه یک ابزار است. مانند هر ابزار دیگر، میتواند برای هر شخص یا موسسه ای مفید یا غیر مفید واقع شود. این وسیله اگر در جای صحیح  و با فراهم نمودن شرایط اولیه لازم ، بصورتی درست بکار گرفته شود، ابزاری سودمند ، مفید و عملیاتی خواهد بود، که استفاده نکردن از آن قابل تصور نیست . ولی اگر شرایط اولیه و بسترهای لازم برای استفاده از آن مهیا نباشد، وسیله ای خواهد بود ، اضافه ، بدرد نخور و دست و پاگیر که حضور آن به داروخانه تحمیل شده است.

بررسی تاریخچه استفاده از رایانه در داروخانه نشان میدهد که از سال ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۹ داروخانه هائی که مدیران آنها شخصا تمایل به استفاده از کامپیوتر داشتند، نسبت به خرید رایانه و بکارگیری آن در داروخانه های خود اقدام مینمودند و هیچگونه اجبار و الزامی برای بکارگیری این وسیله وجود نداشت. سال ۱۳۸۰ نقطه عطفی در کاربرد کامپیوتر در داروخانه است. در این سال ابتدا سازمان تامین اجتماعی و سپس سایر سازمانهای بیمه گر؛ فرآیند دریافت و بررسی اسناد مربوط به داروخانه ها را مکانیزه نمودند. در این فرآیند داروخانه ها ملزم شدند که داده های مربوط به  نسخ را در درون رایانه ثبت و این اطلاعات را بصورت دیسکت های کامپیوتری به ادارات بیمه تحویل دهند. در حقیقت در این مرحله، استفاده از رایانه به داروخانه ها تحمیل گردید.
در قبال استفاده از رایانه در درون داروخانه ، مدیران داروخانه ها سه رویه متفاوت را در پیش گرفتند.
۱-  ثبت نسخ در خارج  از داروخانه
در این رویه داروخانه ها نسخ خود بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس آنها را به افراد و یا شرکتهائی که امکان دیسکتی کردن نسخ را دارند، میدهد و خود را به هیچ عنوان درگیر کار با کامپیوتر نمی نماید. در این حالت بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل میگردد. این روش که در بسیاری از شهرستانها بکار گرفته شده است ، تغییری در روش کار داروخانه ها بوجود نیاورده است.
۲- ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت ماهیانه
در این رویه داروخانه ها نسخ خود بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس در انتهای هفته یا ماه، در درون داروخانه ، نسخ را در  رایانه ثبت و دیسکتهای مربوطه را به ادارات بیمه ارسال مینماید. در این رویه غیر از هزینه خرید اولیه کامپیوتر ( سخت افزار و نرم افزار) بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل نمیگردد. (هرچند که زحمت ثبت نسخ کمتر از هزینه آن نیست). در این رویه کامپیوتر بصورت وسیله ای تحمیلی در گوشه داروخانه قرار داده شده و هر ماه ، سه الی چهار روز از آن استفاده میشود.
۳- ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت همزمان با نسخه پیچی
در این رویه داروخانه از کامپیوتر بعنوان یک وسیله عملیاتی جهت قیمت گذاری نسخ استفاده میکند. لیست بیمه و دیسکتهای مربوطه بصورت خودکار و همزمان با ثبت نسخ تهیه میشوند. داروخانه هائی که این رویه را در پیش گرفتند، از رایانه بعنوان یک ابزار عملیاتی برای تعیین قیمت نسخ سود میجویند و دیسکت بیمه یکی از گزارشات نرم افزارهای ایشان محسوب  میگردد.
اینگونه داروخانه ها خود به دو گروه قابل تقسیم هستند.
الف - داروخانه هائی که فقط قیمت گذاری نسخ را انجام میدهند
ب- داروخانه هائی که فرآیند مکانیزاسیون را انجام داده اند. در این گروه تمامی عملکرد داروخانه (تمامی نسخ بیمه ، آزاد، فروش otc ، فروش آرایشی و بهداشتی، تمامی فاکتورها دریافت شده ، تمامی فاکتورها صادرشده ، صندوق ، چکها ) در رایانه ثبت میشوند. موجودی تمامی کالاها در قفسه و انبار با واقعیت منطبق است و مدیر داروخانه با استفاده ازگزارشات استخراجی از کامپیوتر خود نیازهای داروئی و سایر کالاها را محاسبه و لیست سفارشات بصورت خودکار برای وی حاضر میگردد. با استفاده از رایانه در این اینگونه داروخانه ها مدیریت مالی صورت میپذیرد. در حقیقت اینگونه داروخانه ها بصورت درست از کامپیوتر سود جسته اند. اما متاسفانه تعداد اینگونه داروخانه ها بسیار اندک و کمتر از ۱% از کل داروخانه های کشور است.

آمار قابل اعتماد در مورد بکارگیری رایانه در داروخانه وجود ندارد. با توجه به بررسیهای میدانی در تهران و حومه حدود ۱۶۰۰ داروخانه شخصی غیر بیمارستانی وجود دارد. از این تعداد حدود ۲۵۰ الی ۳۰۰ داروخانه از کامپیوتر بعنوان ابزار قیمت گذاری استفاده میکنند. و از این تعداد حدود ۱۵ الی ۲۰ داروخانه موفق به اجرای فرآیند اتوماسیون و استفاده واقعی از رایانه شده اند.
بررسیهای نگارنده در استانهای خوزستان، گیلان ، مازندران ، گلستان ، همدان ، کرمانشاه ، یزد و کردستان نشان میدهد که آمار در این شهرستانها بسیار پائین تر است.
خوشبختانه ، به دلایلی که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت، روند استفاده از رایانه در داروخانه حرکتی رو به جلو داشته و  تعداد همکارانی که از کامپیوتر سود میجویند، در حال افزایش است.


دو سوال مهم
برای باز شدن بحث ، باید دو سوال مهم را مطرح نموده و به آنها پاسخ داد.
۱- آیا استفاده از رایانه در داروخانه عملی است و قیمت گذاری نسخ با کامپیوتر، موجب معطل شدن بیمار و ایجاد ازدحام در داروخانه نمیگردد؟
۲- آیا استفاده از رایانه در داروخانه توجیه مالی دارد؟


جواب سوال اول -
درصورتیکه از نرم افزاری مناسب، که بصورتی کاربر دوست طراحی شده باشد، و سرعت عملیاتی بالائی داشته باشد، در داروخانه استفاده شود، بعلت استفاده از رایانه در داروخانه ایجاد ازدحام نخواهد شد. بصورت عادی برای قیمت گذاری دستی یک نسخه ۴ قلمی ، حدود ۴۰ الی ۵۰ ثانیه زمان نیاز است. یک پرسنل عادی داروخانه پس از آموزش و ۱۰ روز تمرین و کار عملی با رایانه تبدیل به کاربر یا اپراتور خواهدشد . هر اپراتور برای ثبت یک نسخه ۴ قلمی ، حدود ۲۰ الی ۲۵ ثانیه زمان نیاز دارد. از جانب دیگر کنترل یک نسخه برای دکتر داروساز و مسئول فنی داروخانه حدود ۷۰ الی ۱۰۰ ثانیه زمان نیاز دارد، لذا مرحله سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه تاثیری در کل زمان فرآیند نسخه پیچی نخواهد داشت. اشتباه شایعی که در مقایسه سرعت قیمت گذاری دستی و رایانه ای میشود ، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با سرعت همان فرد زمانی که برای بار اول با رایانه یک نسخه را قیمت گذاری مینماید، است. بدیهی است در این حالت چون فرد با کامپیوتر آشنا نیست ، سرعت بسیار کندی خواهد داشت. مقایسه درست ، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با یک اپراتور رایانه ماهر است. آزمایشات نشان داده است که سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه بسیار بیشتر از دست است و دقت آن نیز بصورت بسیار معنا دار زیادتر است.

جواب سوال دوم
برای پاسخگوئی به این سوال هزینه اشتباهاتی که در یک داروخانه دستی وجود دارد در جدول شماره ۱ آمده است. بدیهی است که در هر داروخانه این هزینه ها متفاوت است . نگارنده حداقلهائی را در نظر گرفته است و از خواننده میخواهد که این اعداد را با شرایط داروخانه خود تطبیق دهد.
*هزینه ها برای یک داروخانه عادی با فروش نقدی ۰۰۰/۵۰۰ تومان در روز و تعداد نسخ بیمه ۱۰۰۰ در ماه در نظر گرفته شده است.

جدول ۱ - هزینه اشتباهات پرسنلی در ماه
ردیف    نوع اشتباه     حداقل هزینه ماهیانه (تومان)
۱    اشتباه در قیمت گذاری نسخ بیمه شامل
•    کسر قیمت (قیمت گذاری نسخ با قیمت قبلی و پائین تر از قیمت فعلی دارو)
•    خارج از بیمه ( فروش دارو خارج از تعهد بصورت بیمه ای)
•    تخصص پزشک ( فروش داروی غیر قابل پرداخت بر اساس تخصص پزشک)
•    اشتباه در محاسبه اختلاف قیمت در داروهای دو یا چند قیمتی    ۰۰۰/۲۰۰
۲    کسر قیمت در قیمت گذاری نسخ آزاد و otc  و فروش آرایشی و بهداشتی شامل     ۰۰۰/۱۰۰
۳    اشتباه در ثبت نسخ بیمه شامل
•    دریافت ادارات بیمه اشتباه (ادارات بیمه ای که طرف قرارداد داروخانه نیستند)
•    دریافت نسخ با تاریخ اعتبار منقضی شده
•    دریافت نسخ بدون مهر یا امضا پزشک
•    دریافت نسخ با تاریخ تجویز مخدوش
شایان ذکر است، حین قیمت گذاری نسخ با رایانه در حضور بیمار، ابتدا باید مشخصات سرنسخه در کامپیوتر درج گردد، لذا اینگونه اشتباهات در حین ثبت نسخه شناسائی میگردد.    ۰۰۰/۵۰
۴    عدم قیمت گذاری کالاها
مانند تحویل سرنگ و یا آب مقطر به بیمار بدون قیمت گذاری آن    ۰۰۰/۲۰
۵    اشتباه صندوقدار حین دریافت وجه
معمولا در داروخانه روی برگه های کاغذی مبلغی که بیمار باید به صندوق پرداخت نماید نوشته شده و به بیمار تحویل داده میشود. در موارد زیادی مبلغی که بر روی این برگه نوشته میشود، صحیح نبوده یا صندوقدار آن مبلغ را اشتباه میخواند.    ۰۰۰/۵۰
۶    هزینه ثبت نسخ بیمه در رایانه     ۰۰۰/۴۰
    جمع کل    ۰۰۰/۴۶۰

این هزینه ها تنها مربوط به اشتباهات پرسنلی است. متاسفانه در بسیاری از داروخانه ها برداشتهای غیر مجاز از صندوق و یا موجودی قفسه وجود دارد که کنترل آن بسیار مشکل است. در یک سیستم مکانیزه بحث برداشت غیر مجاز از داروخانه وجود ندارد.
نکته مهم دیگر، بحث مدیریت سرمایه در داروخانه می باشد. در یک داروخانه مکانیزه شده ، سرمایه مورد نیاز برای گردش داروخانه حداقل ۴۰% کاهش خواهد یافت که در ادامه در این مورد بیشتر توضیح داده خواهد شد.

کامپیوتر - یک  الزام  عملیاتی
همانطور که گفته شد، استفاده از رایانه در داروخانه ، کاملا عملی و مهمتر از آن کاملا اقتصادی و مقرون به صرفه است. نکته مهم دیگر افزایش تعداد داروها و شتابگیری تغییرات قیمت کالا ها است. تقریبا هر روز قیمت داروئی تغییر میکند. عدم هماهنگی در تعهدات ادارات بیمه و متنوع بودن قوانین سبب شده است که در عمل قیمت گذاری یک نسخه ، کاری سخت و پیچیده شود و خطاهای انسانی موجود در این محاسبه به عددی معنادار تبدیل گردیده است. از سوی دیگر قیمت رایانه در مقایسه با سایر کالاها در حال کاهش است . در مجموع بنظر میرسد دیر یا زود مدیران داروخانه ها به نقطه ای میرسند که احساس خواهند کرد به دلایل عملیاتی نیاز دارند که قیمت گذاری نسخ را توسط رایانه انجام دهند. مشکل دیگر پیدا نمودن پرسنل مجرب برای قیمت گذاری دستی نسخ میباشد. یک فرد برای آنکه قیمت تمام داروها را فراگیرد و قوانین مربوطه (مانند تعهدات ادارات بیمه و استثنائات متخصصین) را بیاموزد حداقل ۲ سال باید در یک داروخانه کار کند، در صورتیکه یک پرسنل عادی داروخانه پس از ۱۰ روز آموزش و تمرین بکارگیری رایانه ، تبدیل به یک قیمت زن ورزیده و کاملا بدون اشتباه خواهد شد.
 بسیاری از مدیران داروخانه ها ، با قیمت داروها کاملا آشنا نیستند و این امر سبب میشود که در عمل به پرسنل خود وابسته باشند ، که این وابستگی می تواند عوارض ناخوشایندی داشته باشد. یک رایانه دست مدیر داروخانه را از زیر سنگ پرسنلش خارج خواهد کرد.
تغییرات قیمت داروها چنان زیاد است که عملا داروخانه از آن عقب میماند و منابعی مناسب جهت آگاهی از تغییرات قیمت دارو ندارد. رایانه میتواند بعنوان منبعی معتبر، که با اتصال به شبکه اینترنت ، آخرین قیمت دارو و تعهدات ادارات بیمه را در اختیار مدیر داروخانه قرار خواهد داد ، نقشی سازنده در داروخانه ایفا نماید.

در مقلات بعدی در مورد بسترهای لازم ، ابزارهای مورد نیاز و راهکارهای اجرائی برای عملیاتی نمودن کاربرد رایانه در داروخانه خواهیم پرداخت.